Automatización del marketing: herramientas y cómo usarlas
La automatización del marketing consiste en usar herramientas que ejecutan solas tareas como enviar un correo cuando un contacto cumple una condición. Mailchimp, HubSpot y Google Ads son ejemplos de herramientas que ofrecen estas funciones. Para empezar sin perder el trato humano, conviene automatizar lo repetitivo y dejar las conversaciones importantes a las personas.
Qué es la automatización del marketing y para qué sirve
La automatización del marketing es el uso de software para que ciertas acciones ocurran sin trabajo manual. Por ejemplo, un correo de bienvenida sale cuando alguien se suscribe. También una tarea llega al vendedor cuando un cliente llena un formulario. Así, el equipo deja de repetir los mismos pasos cada día.
La automatización del marketing no reemplaza la estrategia. En cambio, ejecuta una decisión que alguien tomó antes: a quién escribir, cuándo y con qué mensaje. Por eso, una automatización mal pensada repite el mismo error con cada contacto. Una automatización bien pensada, en cambio, entrega el mensaje correcto en el momento adecuado.
El canal más habitual para automatizar es el correo electrónico. Si todavía no tienes una base, revisa primero qué es el email marketing y cómo usarlo en tu empresa. Después, la automatización te ayudará a llegar a más contactos con el mismo esfuerzo.
Cómo funciona un flujo de automatización: desencadenantes, reglas y acciones
Casi todas las herramientas de automatización siguen la misma lógica. Primero, un desencadenante decide quién entra en el flujo. Después, unas reglas deciden por qué camino avanza cada contacto. Por último, las acciones ejecutan la tarea, como enviar un correo o añadir una etiqueta.
Mailchimp describe bien este esquema. Según su guía de ayuda sobre los flujos de automatización de marketing, cada flujo es un mapa de caminos. El contacto sigue un camino u otro según lo que hace o deja de hacer. Las reglas incluyen divisiones condicionales, divisiones por porcentaje y tiempos de espera. Las acciones, por su parte, incluyen enviar un correo o un SMS, añadir una etiqueta o actualizar un contacto.
Mailchimp también define condiciones de salida. Estas condiciones retiran al contacto del flujo cuando ocurre un evento concreto. Además, la misma guía aclara un detalle importante: los desencadenantes solo se aplican a acciones o eventos que ocurren después de activar el flujo. Es decir, los suscriptores antiguos no entran solos en un flujo nuevo. Por último, Mailchimp pide pausar un flujo activo antes de editarlo.
Herramientas de automatización del marketing: qué ofrece cada una
Cada herramienta de automatización se especializa en un canal. Por eso, conviene elegir según dónde está hoy la mayor parte de tu trabajo. A continuación, verás tres ejemplos descritos con su documentación oficial.
¿Qué herramientas se usan para gestionar redes sociales?Mailchimp: automatización del correo y los SMS
Mailchimp ofrece una biblioteca de flujos prediseñados personalizables, según su página de funciones. Según su guía de ayuda, las plantillas traen desencadenantes, reglas y acciones por defecto que puedes cambiar. En cuanto a los planes, el plan Essentials permite hasta 4 pasos por flujo. En cambio, el plan Standard permite hasta 200 pasos.
HubSpot: flujos de trabajo conectados al CRM
HubSpot organiza la automatización en flujos de trabajo. Según la guía de HubSpot para crear flujos de trabajo, los desencadenantes de inscripción son criterios que inscriben registros de forma automática. HubSpot distingue cuatro tipos: por filtros, por eventos, por programación y por webhook. Además, un registro solo se inscribe la primera vez que cumple los criterios, salvo que actives la reinscripción.
El ejemplo de HubSpot es sencillo. Los contactos que envían un formulario reciben un correo de marketing y quedan asignados a un usuario del equipo. En cuanto a requisitos, HubSpot ofrece los flujos de trabajo en las ediciones Pro o Enterprise de Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub y otros productos. También exige el permiso de publicación de flujos para activarlos.
Google Ads: ofertas automáticas en la publicidad
La automatización también llega a la publicidad pagada. Según la página de ayuda de Google Ads sobre ofertas automáticas, estas estrategias eliminan el trabajo pesado de fijar las ofertas a mano. Además, Google explica que las estrategias aprenden a medida que se implementan. Dentro de ellas, las Ofertas inteligentes son un conjunto de estrategias basadas en las conversiones. Un ejemplo es Maximizar conversiones, que optimiza las ofertas para obtener conversiones.
Para las redes sociales también existen herramientas que programan publicaciones. Puedes compararlas en esta guía de herramientas para gestionar redes sociales.
| Herramienta | Qué automatiza | Cómo empieza la automatización | Requisito de plan |
|---|---|---|---|
| Mailchimp | Correos, SMS, etiquetas y datos de contacto | Un desencadenante añade al contacto al flujo | Hasta 4 pasos con Essentials; hasta 200 con Standard |
| HubSpot | Correos de marketing, asignación de registros y otras acciones | Desencadenantes por filtros, eventos, programación o webhook | Ediciones Pro o Enterprise de Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub y otros productos |
| Google Ads | Las ofertas de las campañas publicitarias | Eliges una estrategia de ofertas automáticas, como Maximizar conversiones | Disponible dentro de la cuenta de Google Ads |
Cómo empezar a automatizar el marketing paso a paso
Para empezar, no hace falta automatizar todo a la vez. Lo más práctico es elegir un solo proceso y hacerlo bien. Después, puedes sumar otros flujos con lo que aprendas.
- Elige un proceso repetitivo. Por ejemplo, la bienvenida a cada nuevo suscriptor.
- Define el desencadenante. Decide qué hecho mete al contacto en el flujo: una suscripción, un formulario o una compra.
- Segmenta el público. Separa a los contactos según sus intereses para no enviar el mismo mensaje a todos.
- Escribe los mensajes y fija las esperas. Ordena cada correo y decide cuántos días pasan entre uno y otro.
- Prueba el flujo antes de activarlo. Inscríbete tú mismo y revisa cada mensaje.
- Mide y ajusta. Revisa aperturas, clics y respuestas, y corrige lo que no funcione.
Para el paso de segmentación, apóyate en estas técnicas para segmentar a tu audiencia. Para redactar los correos, sigue la guía sobre cómo diseñar una campaña de email efectiva paso a paso. Además, un lead magnet que funcione atrae contactos interesados hacia el flujo de bienvenida.
¿Cómo diseñar una campaña de email efectiva?Cómo automatizar el marketing sin perder el trato humano
Automatizar no significa dejar de escuchar. El riesgo aparece cuando un cliente pregunta algo y solo recibe mensajes genéricos. Por eso, conviene separar dos tipos de tareas. Las tareas repetitivas, como confirmar un registro, encajan bien con la automatización. En cambio, las quejas, las dudas complejas y las ventas grandes necesitan a una persona.
Estas prácticas ayudan a mantener el trato cercano:
- Firma los correos con el nombre de una persona real y permite responderlos.
- Incluye una acción que avise al equipo, como la asignación a un usuario que permite HubSpot.
- Usa condiciones de salida para retirar del flujo a quien ya compró o ya respondió.
- Revisa los mensajes cada cierto tiempo para que no queden desactualizados.
Así, la herramienta hace el trabajo mecánico. Mientras tanto, el equipo dedica su tiempo a las conversaciones que de verdad importan.
Errores comunes al automatizar el marketing
Muchos errores de automatización nacen de la prisa. Estos son los más frecuentes y cómo evitarlos:
- Automatizar sin objetivo. Antes de crear el flujo, define qué quieres lograr con él.
- Enviar demasiados mensajes. Un flujo largo y rápido cansa al contacto. Por eso, deja esperas razonables.
- Olvidar a los contactos antiguos. En Mailchimp, un flujo nuevo solo actúa sobre eventos posteriores a su activación.
- Editar sin pausar. Mailchimp exige pausar el flujo activo antes de cambiarlo.
- No medir. Sin datos, no sabes qué paso falla. Para eso, revisa las métricas clave para medir el marketing digital.
En resumen, la automatización del marketing ahorra tiempo cuando ejecuta decisiones claras. Por lo tanto, empieza con un flujo pequeño, mídelo y crece desde ahí.
Preguntas frecuentes sobre la automatización del marketing
¿Qué es la automatización del marketing en palabras simples?
Es usar un programa para que tareas de marketing ocurran solas. Por ejemplo, el sistema envía un correo de bienvenida cuando alguien se suscribe o avisa a un vendedor cuando un cliente llena un formulario. Una persona decide antes la regla y el mensaje. Después, la herramienta repite esa tarea con cada contacto que cumple la condición.
¿Qué herramientas sirven para automatizar el marketing?
Depende del canal. Mailchimp automatiza correos y SMS con flujos y plantillas prediseñadas. HubSpot conecta sus flujos de trabajo con el CRM y puede asignar contactos a un usuario del equipo. Google Ads ofrece ofertas automáticas para la publicidad pagada. Lo más sensato es empezar con la herramienta del canal que ya usas más.
¿Cuántos pasos puede tener un flujo en Mailchimp?
Hasta 200 pasos con el plan Standard o superior. Con el plan Essentials o superior, el límite es de 4 pasos por flujo, según la guía de ayuda de Mailchimp. Por eso, un flujo de bienvenida corto cabe en un plan básico. En cambio, un recorrido con muchas condiciones y esperas necesita un plan más alto.
¿La automatización del marketing hace que la marca parezca fría?
No, si se usa con criterio. La automatización funciona bien para tareas repetitivas, como confirmar un registro o recordar una cita. Sin embargo, las quejas y las dudas complejas necesitan a una persona. Firmar los correos con un nombre real, permitir respuestas y avisar al equipo en momentos clave mantiene el trato cercano.
¿Un flujo nuevo de Mailchimp incluye a los suscriptores que ya tenía?
No. La guía de ayuda de Mailchimp indica que los desencadenantes solo se aplican a acciones o eventos que ocurren después de activar el flujo. Es decir, los contactos antiguos no entran solos en el flujo nuevo. Si quieres llegar a esos suscriptores, conviene preparar una campaña aparte con el mismo mensaje.
¿Qué son las Ofertas inteligentes de Google Ads?
Son un conjunto de estrategias de ofertas basadas en las conversiones, según la ayuda de Google Ads. El sistema fija las ofertas en tu lugar, sin trabajo manual. Una de esas estrategias es Maximizar conversiones, que optimiza las ofertas para obtener conversiones. Además, Google explica que estas estrategias aprenden a medida que se implementan.
